時間效率學：提升會談效率 掌握人心
會說話的人懂得抓住重點，節省時間，又能讓人歡喜愉悅。
不善說話者常常不知所云，浪費時間，又不自覺地四處惹人嫌。
「會談」這件事情，對不同職場、不同職位的人都很重要。若能在談話這件事情上多花些功夫思索，即可大幅縮短說話的時間，然後可將節省下來的額外時間，投注於其他更有效益的事務上。
首先我們需先思考會談的目的為何，再行針對各個不同目的逐項強化。基本上，會談的目的有下述五大項：
一、促進溝通，增進彼此瞭解。會談可拉近陌生人之間的距離，促進彼此的瞭解，消弭上、下位者的緊張對立，協助客戶明白公司的立場，也幫助公司掌握客戶的需求。會談可謂是人際關係的良好潤滑劑。
二、傳達重要訊息。文件或Email的溝通有時較為生硬，或因語意不詳而容易引起誤解。當面的會談可直接傳達所欲表達之訊息，可做詳盡的補充說明，或婉轉地解釋訊息背後的前因後果。
三、探悉對方反應。在會談中，傳遞訊息後，就能得知對方的反應是正面接受，是負面排斥，還是不置可否。依對方不同的反應，再行逐漸調整應對的方向或談話的內容。
會談中最忌過快拋出「Yes／No」的問題，若遭到對方一口回絕，將使原有的融洽氣氛迅速急凍，導致會談不歡而散。
四、獲得重要資訊。在會談過程中，我們可以瞭解會談者對職場生涯的規畫、對公司內部的期待、對公司產品的需求、對市場 經濟的看法、對景氣變化的因應策略等。這些資訊的累積，可協助自己更加瞭解公司內部職員、公司外部動態、市場變化趨勢等。充分的資訊可幫助我們及早做好準 備，未雨綢繆地防患於未然。
五、達成共同意見。公司內部會談的最終目的是為了達成共同意見，建立共同協議；公司與外部會談的最終目的則是為了簽署合約，或是取得客戶訂單。
一次的會談未必可達成預先設定之目標，但應該在會談之後，明顯感覺已向目標逐漸邁進，並預期在有限的時間內，雙方能夠進而達成共識。
會談不是耍嘴皮子的「雜談」，而是在詼諧、風趣、幽默的氣氛中，進行正經要事的晤談。會談是藝術，也是技術。掌握會談的技巧與目的，可節省時間，亦可掌握人心。
本文原載於9月號天下雜誌 閱讀全文》 |
